Auch wenn der Beruf oft unter­schätzt wird: Eine Emp­fangs­se­kre­tä­rin, auch Emp­fangs­dame, Front Office Mana­ger, Rezep­tio­nis­tin oder Emp­fangs­kraft genannt (es gibt natür­lich auch Män­ner am Emp­fang), hat eine wich­tige Funk­tion in einem Unter­neh­men. Die Empfangskraft ist die erste Person, die der Besucher antrifft. Daher ist ihr Umgang mit Kunden, Bewerbern etc. von großer Wichtigkeit. Diese machen sich ein erstes Bild von dem Betrieb. Und für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance.

„Die Perle“ am Empfang

Die Empfangskraft empfängt den Kunden höflich, freundlich und geduldig. Sie informiert ihn und verweist ihn an den kompetenten Mitarbeiter. Je nach Arbeitsort muss sie mehrere Sprachen beherrschen, um den Besucher oder den Kunden in seiner Sprache begrüßen zu können. Sie kontrolliert auch den Zugang zum Gebäude, damit Besucher nicht durch das Gebäude irren.

Verlässlichkeit, Organisationstalent, Flexibilität, Planungskompetenz – und immer schön freundlich und höflich, auch wenn man bis über beide Ohren in Arbeit steckt. All das sind wichtige Eigenschaften von Empfangsmitarbeitern, denn sie sind das Aushängeschild des Unternehmens.

Ein offenes Ohr für alles und jeden: Kunden sprechen mit ihnen, aber auch die Kollegen erhalten Informationen und nehmen ihre Hilfe in Anspruch. Da man es in diesem Beruf mit vielen Menschen zu tun hat, ist es von Vorteil, wenn man sich Namen und Gesichter gut merken kann.

Mitdenken und Eigeninitiative sind gefragt

Abgesehen vom Telefondienst und der Weiterleitung von Besuchern, beschäftigen sich Empfangskräfte oft mit Kunden, organisieren Veranstaltungen, Sitzungen usw.. Lösungsorientiert und unbürokratisch an Probleme oder Aufgaben herangehen und viele Fragen beantworten – all das gehört dazu.

Hilf­reich ist ein gutes Per­so­nen- und Namensgedächtnis. Nichts hört ein Mensch so gerne wie sei­nen eige­nen Namen.  Auch Fremd­spra­chen­kennt­nis­sen sind von Vorteil. Eng­lisch ist in vie­len Unter­neh­men Pflicht, oft kom­men noch wei­tere Spra­chen hinzu, wenn der unter­neh­me­ri­sche Schwer­punkt im Aus­land liegt.

Tech­ni­sches Ver­ständ­nis scha­det in die­ser Posi­tion nicht. Die Kennt­nis der wich­tigs­ten Office-Pro­gramme wird heute in der Regel vor­aus­ge­setzt. Was sonst noch gefragt ist, hängt vom Unter­neh­men ab: der Umgang mit kom­ple­xen Tele­fon­anla­gen, SAP, Daten­bank­sys­te­men, Besu­cher- oder Schlüs­sel­ver­wal­tungs­soft­ware – all das kann auf Sie zukom­men.

Diplomatie ist dringend erforderlich, denn es kann auch vorkommen, dass ein verärgerter Kunde anruft oder am Empfangstresen steht. Was dann? Zuhören, den Ärger auffangen, Verständnis zeigen, Problem lösen – selbst oder mit der Hilfe der Kollegen.

Jeans und Turnschuhe – eher nicht

Für die meisten Jobs als Empfangsmitarbeiter ist wohl eher ein elegantes Outfit erwünscht. Am besten, man fragt nach dem Dresscode, damit man zum Auftritt des Unternehmens passt.

Wo arbeiten Empfangsmitarbeiter?

Es gibt kaum eine Branche, in der man keine Mitarbeiter am Empfang benötigt.

Arbeitsorte sind beispielsweise:

  • Unternehmen, die Kunden persönlich empfangen
  • Gastronomie, Hotellerie
  • Kliniken
  • Praxen
  • größeren Agenturen
  • Fitnesscentern etc.

Empfangsmitarbeiter gesucht

Unabhängig davon, ob Sie Vollzeit oder Teilzeit eine Festanstellung als Empfangsmitarbeiter/in suchen: Schauen Sie in die Jobbörse oder bewerben Sie sich initiativ bei WFD, gern auch telefonisch bei einer Geschäftsstelle in Ihrer Nähe.

Für eine bessere Lesbarkeit des Textes haben wir auf die Nennung der weiblichen Form verzichtet. Selbstverständlich sind Frauen gleichermaßen angesprochen. Wir bitten um Verständnis.

 

Foto: Pixabay 170640, CC0 Public Domain